Saat perusahaan memasuki fase pertumbuhan pesat, mengandalkan spreadsheet atau pencatatan manual untuk mengelola sumber daya manusia (SDM) tidak lagi efisien. Human Resource Information System (HRIS) atau HR System menjadi tulang punggung yang krusial.
Namun, memilih sistem HR yang tepat adalah investasi jangka panjang. Kesalahan dalam memilih bisa menghambat adopsi, menurunkan moral karyawan, dan bahkan menimbulkan risiko data.
Berikut adalah 5 hal yang wajib kamu pertimbangkan sebelum memutuskan HR System terbaik untuk mengakomodasi pertumbuhan perusahaan.
Baca juga: 5 Rekomendasi Pelatihan HR Bersertifikat Terbaik 2026
Panduan Memilih HR System Terbaik yang Tepat untuk Perusahaan
1. Sesuaikan dengan Tahap Pertumbuhan Perusahaan
HR System terbaik memang sebenarnya bukan solusi yang bisa menyelesaikan semua, tapi bisa membantu memetakan kebutuhan dari seorang praktisi HR. Kebutuhan startup dengan 20 karyawan jelas berbeda dengan perusahaan menengah yang memiliki 200 karyawan dan sedang merencanakan ekspansi regional.
Pilihlah HR System yang menawarkan model modular. Artinya, Anda hanya membayar untuk fitur yang benar-benar Anda butuhkan saat ini, dan dapat menambahkan modul lain (seperti performance management) seiring pertumbuhan perusahaan.
2. Jaminan Keamanan dan Kerahasiaan Data
Data karyawan, termasuk informasi pribadi, gaji, dan riwayat kesehatan, adalah aset yang sangat sensitif. Keamanan adalah faktor non-negosiasi. Sebuah HR System terbaik harus memiliki standar perlindungan data yang ketat.
Tanyakan apakah penyedia sistem memiliki sertifikasi keamanan data internasional, seperti ISO 27001. Sertifikasi ini menjamin bahwa penyedia telah menerapkan praktik manajemen keamanan informasi terbaik.
SPISy by Sakura System Solutions Pilihan HRIS Terbaik untuk Perusahaan
SPISy (Sakura Personal Information System) dari Sakura System Solutions menonjol sebagai solusi HRIS All-in-One yang dirancang secara spesifik dan native untuk kompleksitas regulasi ketenagakerjaan di Indonesia, termasuk perhitungan PPh 21 dan BPJS.
Keunggulannya terletak pada skalabilitas tinggi dan fitur built-in untuk Multi-Site & Multi-Shift, menjadikannya pilihan ideal dan mulus bagi perusahaan menengah hingga enterprise yang memiliki struktur organisasi kompleks atau banyak cabang.
3. Utamakan User Experience (UX) untuk Adopsi yang Tinggi
Sistem HR yang terbaik dan canggih sekalipun akan sia-sia jika tim HR, manajer, dan karyawan enggan menggunakannya karena antarmuka yang rumit. UX (User Experience) adalah kunci utama keberhasilan adopsi sistem.
Pastikan HR System yang terbaik itu bekerja dengan baik di berbagai perangkat (laptop, tablet, dan ponsel) tanpa kehilangan fungsionalitas.
4. Kualitas dan Responsivitas Customer Support
Mengingat HR System adalah alat krusial yang digunakan setiap hari (mulai dari absensi hingga penggajian), masalah teknis dapat melumpuhkan operasional. Kualitas dukungan pelanggan (Customer Support) dari vendor adalah indikator keandalan.
Tanyakan Service Level Agreement (SLA) untuk respons terhadap masalah kritis (critical issues). Idealnya, masalah yang sangat mengganggu operasional harus ditanggapi dalam hitungan jam.
5. Tersedianya Portal Self-Service Karyawan (ESS) Berbasis Mobile
Di era serba digital, karyawan tidak mau lagi bergantung pada tim HR untuk setiap kebutuhan administratif. Employee Self-Service (ESS) berbasis mobile adalah fitur yang meningkatkan efisiensi dan kepuasan karyawan secara signifikan.
Baca juga: Cara Perusahaan Mengurangi Kecurangan Absensi dengan Teknologi Modern
Dengan ESS, tim HR dapat memangkas waktu yang dihabiskan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan administratif dasar, sehingga mereka bisa fokus pada strategi pengembangan SDM.
Untuk bisnis F&B atau Ritel, sistem ESS bahkan idealnya terintegrasi dengan aplikasi kasir (POS) seperti POSe untuk memudahkan pencatatan absensi dan manajemen shift yang real-time berbasis lokasi kerja.