Banyak pemilik bisnis berfokus pada penjualan, promosi, dan branding. Tetapi ada satu area yang diam-diam menentukan sehat tidaknya arus kas Anda: manajemen persediaan. Stok bukan sekadar “barang yang ada di rak”, itu adalah uang Anda yang sedang berubah bentuk. Keliru mengelola stok hari ini, bisa berbuntut kerugian besok.
Yang sering jadi masalah:
- Barang expired
- Selisih stok
- Shrinkage akibat human error (atau hal lain…)
- Overstock yang bikin modal terkunci
- Understock yang bikin peluang penjualan hilang
Lalu bagaimana bisnis bisa tetap stabil? Jawabannya: memahami strategi inti manajemen persediaan, terutama FIFO, FEFO, cara forecasting, dan audit stok terstruktur.
Mari kita kupas rahasianya satu per satu dengan bahasa ringan dan mudah dipraktekkan.
Memahami Perbedaan FIFO, LIFO, dan FEFO dalam Manajemen Stok
Dalam manajemen persediaan, Anda harus tahu bagaimana barang bergerak di gudang. Ini hal mendasar, tapi justru paling sering diabaikan.
a. FIFO (First In, First Out)
Barang yang masuk lebih dulu, keluar lebih dulu.
Ini berguna untuk:
- Minimarket
- Coffee shop
- Supermarket
- Skincare
- Farmasi
- Bisnis makanan
Keunggulan FIFO:
- Mencegah barang menumpuk terlalu lama
- Mengurangi risiko expired
- Arus barang lebih rapi dan natural
Cocok untuk 90% bisnis retail.
b. FEFO (First Expired, First Out)
Barang dengan tanggal kedaluwarsa terdekat harus keluar lebih dulu, meski datang belakangan.
Metode ini wajib untuk produk:
- Obat
- Makanan segar
- Cold storage
- Susu & dairy
- Kosmetik tertentu
Keunggulan FEFO:
- Risiko kerugian menurun drastis
- Rotasi produk lebih terjaga
- Ideal untuk bisnis dengan masa simpan sensitif
c. Bonus: LIFO (Last In, First Out)
Meski tidak selalu relevan untuk retail harian, LIFO masih dipakai pada:
- Material bangunan
- Komoditas industri
- Sparepart tertentu
Barang yang masuk terakhir dijual duluan—Biasanya digunakan ketika harga modal fluktuatif.
Cara Forecasting Penjualan untuk Menentukan Stok Ideal
Inilah salah satu rahasia paling penting dalam manajemen persediaan. Anda tidak bisa mengira-ngira stok; Anda harus membaca pola penjualan.
Berikut cara forecasting sederhana namun sangat efektif untuk pemula:
Langkah 1: Catat penjualan 30 hari terakhir
Tentukan:
- Barang fast-moving
- Barang slow-moving
- Barang dengan permintaan musiman
Contoh: Produk X terjual 120 pcs dalam 30 hari → rata-rata 4 pcs/hari.
Langkah 2: Hitung Safety Stock (stok aman)
Gunakan rumus paling mudah:
Safety Stock = rata-rata penjualan harian × 5 hari
Jika rata-rata 4 pcs/hari →
Safety Stock = 4 × 5 = 20 pcs
Langkah 3: Tentukan Reorder Point (ROP)
Ini adalah titik minimal sebelum Anda wajib restock.
ROP = (Penjualan harian × lead time supplier) + Safety Stock
Jika lead time 3 hari:
ROP = (4 × 3) + 20 = 32 pcs
Artinya, ketika stok tersisa 32 pcs, Anda harus segera order.
Langkah 4: Gunakan laporan digital (lebih akurat)
Jika memakai aplikasi seperti POSe, seluruh data:
- Penjualan
- Tren bulanan
- Fast-moving item
- Slow-moving item
akan terdata otomatis. Forecasting jadi jauh lebih cepat dan presisi.
Strategi Mencegah Produk Expired & Shrinkage di Gudang
Selain menghitung dan merotasi stok, Anda juga harus mencegah kerugian tak terlihat: shrinkage.
Shrinkage adalah selisih stok antara angka di sistem vs fisik, yang bisa berasal dari:
- Human error penginputan
- Barang rusak yang tidak tercatat
- Kesalahan penerimaan barang
- Salah ambil
- Bahkan pencurian
Berikut cara mengendalikannya:
a. Terapkan Zoning Gudang
Pisahkan area untuk:
- Barang baru datang
- Barang fast-moving
- Barang hampir expired
- Barang return
- Barang display
Zoning membuat proses FEFO lebih mudah diterapkan.
b. Gunakan Label yang Jelas
Setiap barang wajib punya:
- Tanggal masuk
- Tanggal expired
- Batch number
- Kategori
Label jelas = risiko salah ambil lebih kecil.
c. Cycle Count Mingguan (Bukan Bulanan)
Jangan menunggu audit besar-besaran.
Cukup lakukan pengecekan sebagian kategori tiap minggu, agar error cepat ditemukan.
d. Minimalkan Akses ke Gudang
Semakin banyak orang keluar masuk, semakin besar peluang:
- Salah ambil
- Barang hilang
- Kebingungan stok
Tetapkan PIC gudang yang jelas.
e. Gunakan Pencatatan Digital
Setiap perpindahan, return, atau stok masuk harus tercatat otomatis.
Ini penting untuk menghindari selisih misterius.
Checklist Audit Stok Bulanan (Siap Pakai)
Berikut template audit stok yang bisa Anda gunakan kapan pun:
✔ Validasi Kuantitas
- Cocokkan stok fisik dan sistem
- Catat selisih
✔ Pemeriksaan Kualitas Produk
- Cek kondisi packaging
- Cek tanggal kedaluwarsa
- Pisahkan barang rusak
✔ Rotasi Rak
- Pastikan FIFO/FEFO diterapkan
- Pindahkan barang hampir expired ke rak khusus promo
✔ Validasi Penerimaan Barang
- Cocokkan invoice, jumlah, batch, dan kondisi barang
✔ Analisis Slow-Moving Items
- Tentukan strategi: diskon, bundling, atau flash sale
✔ Review Security & Akses
- Periksa CCTV
- Pastikan akses gudang tidak bebas
Checklist ini membantu Anda menjaga akurasi stok dan mengurangi risiko kerugian.
Kesimpulan
Manajemen persediaan adalah fondasi penting bagi bisnis apa pun—baik retail, F&B, apotek, hingga bisnis material. Dengan memahami metode FIFO–FEFO, menerapkan forecasting berbasis data penjualan, dan memperketat kontrol shrinkage, Anda bisa menjaga stok tetap sehat, efisien, dan menguntungkan.
Stok yang rapi = arus kas lancar.
Arus kas lancar = bisnis berkembang.
POSe adalah aplikasi kasir sekaligus sistem manajemen stok yang memudahkan Anda mengelola persediaan tanpa ribet:
- Laporan penjualan lengkap untuk forecasting
- Sistem manajemen stok otomatis
- Peringatan stok menipis & hampir expired
- Dukungan multi-outlet & multi-gudang
- Cocok untuk pemula maupun bisnis bertumbuh
Cek POSe di:
- pose.co.id
- Instagram @pakaipose
- Google Play Store (Aplikasi Kasir POSe)
Saatnya kelola stok lebih cerdas dan bebas drama dengan POSe!
